بیمارستان امداد

 واحد پذيرش :
( پذيرش درواقع ورودي اصلي بيمارستان است و كانال ارتباطي بين مصرف كننده خدمات و ارائه دهندة‌خدمات برقرار مي كند . و در واقع پذيرش عبارتست از بيان اجازه اي كه طبق آن بيمار مي تواند از خدمات درمانگاهيي و يا تخت بيمارستاني استفاده مي نمايد .
پذيرش بيمار به 2 صورت عادي و اورژانس انجام مي گيرد . كه قسمت پذيرش عادي به دو بخش تقسيمي مي گردد :
1- پذيرش سرپايي ( درمانگاه ) OUTpation
2- پذيرش بستري يا پذيرش بيمارستاني يا پذيرش خدمات پرستاري inpetient
بيماران عادي اولين جايي كه مراجعه مي كنند درمانگاه است و توسط پزشك ويزيت مي شوند و به صورت سرپايي درمان مي شوند اما اگر پزشك تشخيص به بستري شدن را داد بيمار به واحد پذيرش مراجعه مي كند و اگر تخت بود بيمار در بخش بستري مي شود كه بستري نيز به دو نوع تقسيم مي شود بستري Urgget يا فوري كه سريع بايد بستري شوند و بستري electire ( انتخابي ) كه وقفه در بستري آنها مشكلي ايجاد نمي كند .
پذيرش به شكل اورژانس به اين صورت كه بيمار مستقيما” به پذيرش اورژانس مراجعه مي كند و به درمانگاه نمي رود و بايد سريعا” تحت درمان قرار گيرند مثل شكستگي ها ، تصادفات و 000 بيماراني كه به صورت اورژانسي پذيرش مي شوند بعد از 24 ساعت ديگر نمي توانند در بخش اورژانس باشند و بايد به بخش بروند و يا مرخص شوند و يا در صورت نبود امكانات به بيمارستان ديگر اعزام شوند )


 مراحل پذيرش بيمار در بيمارستان :
1- دريافت دستور بستري
2- تعيين وقت بستري
3- تنظيم برگ پذيرش در چهار برگ
4- درخواست سوابق قبلي در صورت داشتن سابقه ( توسط پذيرش ) .
5- ثبت دقيق مشخصات در دفتر پذيرش
6- الصاق مشخصات بيمار در تابلو نمودار تخت
7- تنظيم اوراق پرونده و اعزام بيمار به بخش مربوطه
8- الصاق ساير اوراق پرونده به آن و تنظيم اوراق طبق روال كار بخش .
9- تحويل بيمار و پرونده او به كادر پرستاري .
 انواع پذيرش :
واحد پذيرش به دو صورت باز و بسته مي باشد . كه در پذيرش باز بيمار تنها نمي باشد و اطرافش افراد زيادي هستند كه با توجه به محرمانگي اطلاعات اين نوع پذيرش خوب نيست . در پذيرش بسته بيمار به يك اتاق وارد شده و اطلاعات هويتي را به متصدي پذيرش اعلام مي كند .
وسايل مورد نياز :
1- لوازم اداري و دفتري
2- دفتر پذيرش
3- دفتر تعيين وقت بيماران
4- دفتر ثبت مشخصات بيماران فوت شده
5- تابلو نمودار تخت
6- ماشين تايپ و كامپيوتر
7- منشور حقوق بيمار
 پذيرش دربيمارستان امداد :
بيمارستان امداد يك پذيرش دارد و پذيرش به صورت بسته مي باشد يعني بيمار در يك اتاق پذيرش مي شود در هنگام پذيرش پس از ثبت مشخصات بيمار در كامپيوتر و پرينت فرم پذيرش و خلاصه ترخيص ، اين فرم به همراه تمام اوراق پرونده در پوشه گذاشته مي شود و به بيمار تحويل داده مي شود . در ضمن شماره پرونده و نام بيمار در تمام اوراق نوشته مي شود در واحد پذيرش اگر بيمار الكتيو مراجعه كند ابتدا براي او تعيين هزينه و جا مي شود ولي اگر بيمار اورژانسي باشد تعيين هزينه و تعيين جا نمي شود اگر بيمار پذيرش مجدد داشته باشد .
به عبارتي دفعه دوم يا بيشتر باشدكه مي خواهد بستري شود همان شماره پرونده قبلي بستري اش به او داده مي شود كه شماره پذيرش قبلي در كارت ترخيص كه توسط بخش به او داده شده نوشته شده است . و در بايگاني هم پرونده او در همان پرونده قبلي اش جايگذاري مي شود .
اگر بيمار اورژانس باشد پزشك همان روز بيمار را ويزيت مي كند و در صورت نياز بيمار او را بستري مي كنند كه براي پذيرش بيماران بستري فقط نام و نام خانوادگي او از وي گرفته مي شود و در صورت وجود همراهي آدرس و مشخصات ديگر نيز گرفته مي شود اگر بيمار همراهي نداشته باشد سعي مي كنيم از كارت شناسايي كه همراه بيمار است در جيبش قرار دارد مشخصات او را به طور درست و دقيق يادداشت كنيم .
اگر بيمار نتوانست نامش را بگويد و يا كارت شناسايي هم همراهش نبود در اين صورت با نام مجهول الهويه پرونده را سريعا” تشكيل مي دهيم . اگر بيماري مراجعه كند و شماره پرونده اش را فراموش كرده باشد .
با استفاده از كامپيوتر و كليد مي توانيم بفهميم كه آيا در اين بيمارستان قبلا” بستري بوده است يا نه كه اگر بستري بوده باشد شماره پرونده اش را پيدا مي كنيم همان شماره را به پرونده جديدش اختصاص مي دهيم . در پذيرش به بيماران قبض و رسيد نيز داده مي شود كه اين قبض و رسيد بيشتر براي بخيه در درمانگاه ، براي ويزيت پزشك و يا براي راديوگرافي داده مي شود . در اين واحد حتما”‌ ساعت پذيرش بيمار نوشته مي شود چون از لحاظ موارد قانوني خيلي مهم تلقي مي شود .
اگر بيمار تصادفي باشد مشخصات شخص راننده نيز در كامپيوتر ثبت مي شود در مورد اخذ رضايت از بيمار در واحد پذيرش به اين صورت عمل مي كردند كه اگر بيمار به سن قانوني رسيده باشد از خود او رضايت مي گيرند اگر بيمار به سن قانوني نرسيده باشد از پدر او رضايت مي گيرند ( كه البته ما شاهد بوديم كه از عمه كودك نيز رضايت گرفته شد ) . اگر بيمار هوشيار نباشد در پرونده قيد مي شود كه در بخش بعد از بهبودي نسبي از بيمار رضايت گرفته شود . اگر بيماري ضربه به سرش وارد شده باشد و هوشياري نداشته باشد رضايت گرفته نمي شود . و پزشك هم هيچگاه بدون رضايت بيمار ، اقدام به عمل نمي كند مگر اينكه بيمار اورژانسي باشد و قادر به رضايت دادن نباشد در اين صورت سريعا” در بخش نامه اي به مديريت دادگستري داده مي شود و مسئوليت از پزشك و بخش مربوطه سلب مي شود .
 معايب واحد پذيرش :
1- نبود نيروي انساني متخصص
2- استفاده نشدن سيستم HIS
3- نبود منشور حقوق بيمار در پذيرش
4- نگرفتن كارت شناسايي يا شناسنامه از بيمار براي ثبت دقيق مشخصات حتيبراي
بيمار الكتيو .
5- استفاده نكردن از تابلو نمودار تخت
6- استفاده نكردن از دفتر پذيرش
7- رفتار نادرست با بيماران و همراهيان و راهنمايي نكردن صحيح آنها .
 واحد مدارك پزشكي :
( مدارك پزشكي عبارت است از كليه اوراق و مداركي كه به ضرورت خدمات پزشكي و پيراپزشكي در يك مركز پزشكي ، بيمارستان و يا درمانگاه و غيره تهيه و به ترتيب تاريخ و به نحو قابل دسترسي نگهداري مي گردد تا در موقع لزوم به منظور معالجات بعدي بيمار ، آمار ، تحقيقات و آموزش و بررسي خدمات داده شده از لحاظ كيفي و كمي مورد استفاده قرار گيرد اين اوراق مؤيد و ضامن معالجات و معاينات انجام شده بود. و در مراحل مختلف جوابگو هستند . )
( يكي از وظايف مهم واحد مدارك پزشكي ، جمع آوري مدارك پزشكي مي باشد .
جمع آوري به معناي مرتب كردن اوراق و مدارك پزشكي در يك مجموعه خاص بعد از ترخيص بيمار مي باشد . اين جمع آوري زماني انجام مي شود كه بيمار از بيمارستان مرخص شود . اوراق مدارك پزشكي پس از ترخيص از بخش پرستاري به واحد ترخيص جهت محاسبات هزينه اي ارسال شده و سپس به واحد مدارك پزشكي ارسال مي شود . كه بعد از عمل جمع آوري در واحد مدارك پزشكي عمل تنظيم پرونده انجام مي گيرد كه هدف از اين كار اين است كه بهترين اطلاعات را براي كساني كه كار مراقبت از بيمار را به عهده دارند در اسرع وقت در اختيار آنان قرار دهيم كه اوراق پزشكي در هر بيمارستان براساس يك نظم خاص مرتب مي شوند اين اقدام براساس نياز تيم پزشكي و ساير كارمندان است كه تنظيم پرونده به دو صورت مختلط و مقطعي انجام مي گيرد )
ترتيب تقدم اوراق لازم در پرونده بيمار به صورت زير مي باشد :
1- برگ پذيرش و خلاصه ترخيص
2- برگ خلاصه پرونده
3- برگ شرح حال
4- برگ درخواست مشاوره
5- برگ سير بيماري
6- برگ مراقبت قبل از عمل
7- برگ بيهوشي
8- برگ گزارش عمل جراحي
9- برگ مراقبت بعد از عمل
10- برگ دستورات پزشك
11- برگ گزارش پرستار
12- برگ نمودار علائم حياتي
13- برگ كنترل علائم حياتي
14- برگ گزارش راديولوژي
15- برگ گزارش آزمايشگاه
16- برگ گزارش
17- برگ الصاق الكتروكارديوگرام
18- برگ جذب و دفع مايعات





 شرح وظايف مسئول مدارك پزشكي
1ـ مديريت اداره مدارك پزشكي مهمترين وظيفه وي بوده كه در اين خصوص در توكيولينگ وظيفه مدير را در هفت مرحله تحت عنوان Ppsdcorb معرفي مي نمايد كه عبارتند از :
الف- برنامه ريزي
ب‌- سازماندهي
ج‌- استخدام پرسنل
د‌- رهبري كردن
هـ- هماهنگي
و‌- گزارش دهي
ي‌- تنظيم بودجه
2ـ تجزيه و تحليل علمي و ارزيابي مدارك پزشكي
3ـ پاسخگويي به مراجعين
4ـ توسعه مدارك پزشكي ( فضا ، امكانات ، نيروي انساني )
5ـ كسب خط و مشي و دستورالعمل هاي لازم از مقامات بالا
6- نظارت در بايگاني پرونده هاي بيماران به طور دقيق و منظم
7ـ ارسال پرونده هاي بيماراني كه در بخش بستري هستند
8ـ نظارت درجمع آوري پرونده هاي بيماران معالجه شده و تعقيب بازگشت پرونده هاي در جريان
9ـ كوشش در حفظ اطلاعات و اسرار بيماران و عدم افشاي آن مگر با اجازه شخصي بيمار يا ساير مقامات صلاحيت دار .
10ـ شمارش صفحات پرونده قبل از ارسال و هنگام تحويل گرفتن به منظور حصول اطمينان از كامل بودن آن .
11ـ برنامه ريزي فعاليت هاي افراد تحت نظارت به منظور حصول حداكثر كارايي و سرعت در توزيع و بايگاني پرونده هاي پزشكي .
12ـ شمارش نمودن نامه ها و مدارك جديد و ضبط آنها در پرونده هاي مربوطه .
اهداف مدارك پزشكي:
1- به عنوان اساس برنامه ريزي و اطمينان از ادامه مراقبت از بيمار
2- به عنوان ابزار ارتباطي بين پزشكان و ديگر كاركناني كه در امر رماقبت از بيمار سهيم مي باشند.
3- جهت تهيه مدارك مستند از جريان بيماري و درمان بيمار
4- به عنوان اساس مطالعه، بررسي و ارزشيابي
5- جهت كمك و پشتيباني قانوني از بيمار، بيمارستات و كاركنان مشمول
6- جهت تهيه اطلاعات آماري
7- آموزش و پژوهش

 واحد مدارك پزشكي در بيمارستان امداد :
در واحد مدارك پزشكي امور مربوطه به مرتب سازي پرونده ، كدگذاري ، ثبت كامپيوتر پرونده ، ثبت پرونده در دفتر پذيرش و ترخيص جوابگويي به نامه هاي پزشكي قانوني و دادگاه انجام مي گيرد . بايگاني راديولوژي نيز در بخش مدارك پزشكي مي باشد ) .
بعد از ترخيص بيمار پرونده توسط منشي بخش به اين واحد آورده مي شود در هنگام تحويل پرونده اوراق پرونده به دقت بررسي مي شود و به تعداد مهر CTS عكس تحويل گرفته مي شود و در صورت بي نقص بدون پرونده ، مسئول واحد مدارك پزشكي پس از ثبت شماره پرونده ، تاريخ ارسال پرونده در دفتر ترخيص پرونده را به امور مالي مي فرستد . پرونده پس از ارسال به طور مالي بايد بعد از 24 به واحد مدارك پزشكي بازگردد . كنترل اين امر توسط دفتر ترخيص انجام مي گيرد كه در صورت برگشت پرونده در دفتر ترخيص جلوي شماره پرونده مربوط تيك زده مي شود . گاهي اوقات فراموش مي شود كه جلوي شماره پرونده تيك زده شود در اين صورت هر چند وقت يك بار به بايگاني مراجعه مي شود شايد پرونده آمده باشد و به واحد بايگاني و انتقال داده شده باشد .
يكي ديگر از دفاتري كه در اين واحد مي باشد دفتر پذيرش است كه از سال 78 مورد استفاده قرار گرفته است . البته اين دفتر بايد در واحد پذيرش باشد اما به علت ازدحام در واحد پذيرش اين دفتر در واحد مدارك پزشكي گذاشته شده است . كه اين دفتر پذيرش در واقع جايگزين كارت اندكس الفبايي شده است . در گذشته از كارت اندكس الفبايي استفاده مي شد كه براساس حرف اول نام خانوادگي مرتب مي شدند و گاهي اوقات نيز بر حسب سن در واحد بايگاني مرتب مي شدند اما امروزه كارت اندكس حذف شده است و به جاي آن از دفتر پذيرش استفاده مي شود كه البته همان مشخصات كارت را دارد چند سال است كه به جاي دفتر پذيرش از كامپيوتر استفاده مي شود ، اما چون ممكن است براي كامپيوتر مشكلات فني ايجاد شود در كنار آن از دفتر پذيرش هم استفاده مي شود . دفتر پذيرش شامل فيلدهاي شماره پرونده – نام ، نام خانوادگي ، تاريخ پذيرش و نام پدر مي باشد.
در واحد مدارك پزشكي بيمارستان امداد با كل نامه هاي سروكار دارند اگر بيماري با نامه اي از پزشكي قانوني مراجعه كند و پرونده اش را بخواهد ابتدا مسئول مربوطه تمام پرونده بيمار را چك مي كند اگر بيمار در هنگام ترخيصش تخفيف گرفته باشد و براي اقدامات حين درمانش مراجعه كرده باشد ابتدا بايد پول تخفيف خود را بپردازد و بعد از پرداخت اوراق لازم از قبيل خلاصه پرونده برگ دستورات پزشك ، برگ مشاوره ، برگ گزارش عمل جراحي و 0000 را كپي گرفته و به بيمار تحويل داده مي شود . در ضمن دفتر به نام دفتر انديكاتور وجود دارد كه براي نامه هاي اداري طراحي شده است كه فيلدهاي آن به شرح ذيل مي باشد :
• شماره رديف كه به صورت سريال مي باشد
• تاريخ
• ضميمه
• صاحبان نامه
• شرح نامه هاي رسيده ( كه شامل گزارش باليني ، صورتحساب و هر چيز ديگري كه خواسته باشند )
• ارجاع
• شماره و تاريخ نامه هاي رسيده ( هر نامة رسيده يك شماره مخصوص دارد ) .
• شرح نامه فرستاده شده
• تاريخ خروج
يكي ديگر از كارهاي واحد مدارك پزشكي مرتب سازي پرونده مي باشد كه اوراق در اين واحد به اين صورت مرتب مي شوند :‌
1- برگ پذيرش و خلاصه ترخيص
2- برگ خلاصه پرونده
3- برگ شرح حال
4- برگ سير بيماري
5- برگ نمودادر علائم حياتي
6- برگ آزمايشگاه
7- برگ مراقبت قبل ازعمل
8- برگ بيهوشي
9- برگ عمل جراحي
10- برگ مراقبت بعد از عمل
11- برگ دستورات پزشك
12- برگ گزارش پرستار
13- برگ پرونده اورژانس
14- برگ زمان سنجي مراحل گزارش كار خدمات اورژانس
15- برگ كنترل علائم حياتي
16- برگ بيمارستان سوانح شهيد كامياب
17- ساير اوراق

 معايب واحد مدارك پزشكي :
1- كمبود نيروي انساني و متخصص
2- كمبود فضا و امكانات
3- تداخل واحد مدارك پزشكي با واحد كدگذاري
4- عدم رعايت ترتيب اوراق برحسب تقدم
5- نداشتن برخورد صحيح پرسنل با ارباب رجوع
6- عدم نظارت در بايگاني پرونده هاي بيماران به طور دقيق

 واحد كدگذاري :
كد عبارت است از كلمه ، حروف و يا ارقامي كه به جاي ديگر كلمات يا عبارت به صورت رمز بكار مي رود و كدگذاري عمل جمع آوري و طبقه بندي اطلاعات به صورت رمز مي باشد . انجام كدگذاري در مراكز از جنبه هاي زير داراي اهميت است :
1- باعث هماهنگي عناوين تشخيص بيماري ها و اقدامات درماني در بين كشورها .
2- باعث كنترل تشخيص نامفهوم در پرونده ها مي شود .
3- باعث آماردهي دقيق مي شود .
4- فراهم شدن امكان تحقيق بر روي يك بيماري يا چند بيماري مشخص
5- فراهم نمودن اطلاعات عددي براي برنامه ريزي هاي بيمارستاني و بهداشتي 0000
6- به دست آوردن آمار جهت ارزيابي كيفيت خدمات مراكز .
7- فراهم شدن امكان ارزيابي شيوع بيماري ها در كشورهاي مختلف .
8- ارتقاء سطح آموزش پزشكي و پيراپزشكي .

 روش كدگذاري پرونده بيماران :‌
كدگذاري هميشه با بررسي كامل پرونده بيمار آغاز مي شود و مسئله مهم آن است كه كدگذار يك تصوير كلي از مشكلات بيمار و مراقبت هايي كه دريافت كرده را بدست آورد براي كددهي دقيق و صحيح پرونده با توجه به سياست كدگذاري بيمارستان يك سري از اوراق اهميت بيشتري از ساير اوراق دارند كه اين اوراق عبارتند از :
1- برگ پذيرش و خلاصه ترخيص
2- برگ خلاصه پرونده
3- برگ گزارش عمل جراحي
4- برگ گزارش پاتولوژي
5- ساير اوراق نظير گزارش راديولوژي ،‌ سير بيماري و 0000
 مراحل اساسي كدگذاري :‌
اولين قدم كدگذاري بررسي و دقيق پرونده باليني بيمار ( مدارك پزشكي ) براي مشخص كردن كد تشخيصي يا اعمال جراحي مي باشد در اين راه اصطلاحات جزئي پرونده نيز از پرونده جمع آوري و مورد استفاده قرار مي گيرد مراحل ذيل جهت كددهي صحيح به پرونده ضروري مي باشد :
1- مشخص نمودن واژه اصلي
2- پيدا نمودن واژه اصلي در انديكس الفبايي
3- مطالعه تمامي نكات واژه اصلي
4- پيروي از ارجاعات متقابل تطير Seealso 0000
5- مراجعه به جلد اول ( جلد شماره اي )
6- در جلد اول بايد به ليست Notes and Includes and Excluds كه ممكن است ذيل فصل ، بلوك ،‌ رده يا زيرده مربوطه باشد توجه و از آنها پيروي شود .
7- اگر شماره كد انتخاب شده مناسب بود در برگ پذيرش و خلاصه ترخيص
ثبت مي گردد .
در كدگذاري از 4 نوع كارت اندكس استفاده مي شود كه عبارتند از :‌
1- كارت اندكس بيماري ، جراحي ، پزشكان و مرگ و مير
 واحد كدگذاري بيمارستان امداد :
كدگذاري بيمارستان امداد در واحد مدارك پزشكي انجام مي گيرد و از كتاب هاي جلد 1 و 3 ICDN و جلد سوم ICD9CM جهت كدگذاري استفاده مي شود . در اين واحد كدگذار تمام اوراق پرونده را به دقت مطالعه نموه و تشخيص هاي مورد نظر را پيدا كرده و جداگانه به هر تشخيص موجود در پرونده كدي اختصاص مي دهد و پس از كددهي آن را با جلد را مقايسه نموده و در صورت درست بودن آن را در پرونده ثبت مي كند و در ضمن در هنگام كددهي به يك پرونده به تشخيص ،‌ علت خارجي ، اقدامات انجام شده بر روي بيمار كد اختصاص مي يابد .

 معايب واحد كدگذاري :‌
1- تداخل واحد كدگذاري با واحد مدارك پزشكي
2- عدم استفاده از كارتهاي اندكس مورد استفاده در واحد كدگذاري
3- استفاده بيش از اندازه رقم چهارم 9 براي تشخيص ها
4- ندادن كد فوت و علت به پرونده ها .
 واحد بايگاني :
عمل بايگاني يكي از اقدامات ضروري بخش مدارك پزشكي است و نصب و نگهداري سيستم آن بطور مناسب يكي از مهمترين وظايف مدير بخش مدارك بخشي است . شماره گذاري پرونده ها و نوع سيستم بايگاني در ارتباط تنگاتنگ با هم هستند و بنابراين بايد در انتخاب سيستم بايگاني توجه به شماره گذاري فراموش نشود .
بايگاني عبارت است از قرار دادن سيسماتيك پرونده در يك نظم خاصي به طوري كه امر سازماندهي ذخيره و بازيابي آنها به سرعت و سهولت انجام گيرد . به طور خلاصه سيستم بايگاني كارآمد و قابل اجرا بايد شامل خصوصيات زير باشد :
 ارزش و هزينه فضاي بايگاني را در نظر آورد و تا حد امكان فعاليت هاي فيزيكي كاري و سيستم را كم كند .
 دسترسي و سرعت يافتن اطلاعات در سيستم را تأمين كند .
 به آساني براي افرادي كه كنترل سيستم را به عهده دارند و افرادي كه گاه به گاه با سيستم سروكار دارند قابل فهم باشد .
 از نظر هزينه و نصب و راه اندازي مقرون به صرفه باشد .
 به راحتي قابل توسعه باشد
 سيستم پيگيري پرونده در چرخش باشد .
 شماره گذاري پرونده :
كه به صورت است شماره گذاري سريال . شماره گذاري واحد – شماره گذاري سريال واحد سيستم بايگاني پرونده كه سه نوع است :‌
1- شماره اي مستقيم
2- ترمينال ديجت
3- مدل ديجت
 نكاتي در ارتباط با بايگاني :‌
محل بايگاني كه بايد حتي الامكان در مركز ساختمان باشد به نحوي كه دسترسي به آن براي كليه بخش ها راحت باشد و وقت پرسنل گرفته نشود .
بايگاني بايد داراي فضاي مناسب و كافي باشد و روشنايي و تهويه هواي آن در حد استاندارد باشد و نكات ايمني در خصوص حفاظت از اسناد و نحوه دسترسي و همچنين ايمني از نظر حوادث خصوصا” آتش سوزي و سيل در نظر گرفته شده باشد . بايد فضاي اضافي جهت توسعه احتمالي با توجه به موقعيت و سياست بيمارستان در نظر گرفته باشد . تجهيزات بايگاني بايد تا حدودي كامل باشد . نظير فايل ها ، تجهيزات اداري شامل ميز كار ، صندلي ، كازيه ، كمدها ، كامپيوتر ، پانچ بزرگ ، ماشين دوخت بزرگ ، كارتكس براي نگهداري كارتهاي اندكس و دستگاههايي نظير دستگاه لايندكس ، كارت واير ، دستگاه پيلت زني ( حك مشخصات ) ، دستگاه نيوماتيك ، دستگاه آدرسوگراف در بايگاني موجود باشد .
ملزومات بايگاني نظير پوشه پرونده ، كارت راهنماي بايگاني ، راهنماي خروج OUT Guide و راهنماي تقسيم كننده مراجعات موجود باشد .
( فاصله فايل ها در بايگاني Cm 80 است . ارتفاع فايل ها معمولا” 20/2 سانتي مرت است و 6 قفسه دارد ، فاصله اولين طبقه فايل از زمين 12 سانتي متر است عرض هر فايل 1 متر مي باشد عمق فايل 40 سانتي متر مي باشد ) .
در واحد بايگاني مدارك پزشكي اقدامات ذيل بايد انجام شود :
1- كنترل پرونده
2- پيگيري پرونده
3- بايگاني پرونده
4- نگهداري پرونده ها .
 بايگاني در بيمارستان امداد :
در بيمارستان امداد از سيستم بايگاني استفاده مي كنند روند كار در بايگاني به اين صورت مي باشد كه ابتدا پرونده ها پس از اينكه در واحد مدارك پزشكي مرتب ، ثبت كامپيوتر ، ثبت دفتر و كدگذاري شد به اين واحد انتقال داده مي شود و سپس در اين واحد پرونده در فايل مربوطه خود بايگاني مي شود يكي از اقداماتي كه در اين واحد انجام مي شود و آن پرونده به ارباب رجوع است كه براي انجام اين امر از طريق واحد مدارك پزشكي شماره پرونده مربوطه درخواست مي شود وتوسط بالابر پرونده از واحد بايگاني پس از ثبت در دفتري مخصوص به واحد ، مدارك پزشكي انتقال داده مي شود . در اين واحد درگذشته از كارت ايندكس الفبايي استفاده مي شد اما امروزه از كارت اندكس استفاده نمي شود و همانطور كه قبلا” در واحد مدارك پزشكي گفته شد به جاي استفاده از كارت از دفتر استفاده مي شود كه همان مشخصات كارت را تا حدودي دارد .
 معايب واحد بايگاني :‌
1- كمبود نيروي انساني و متخصص در بايگاني
2- كمبود وسايل و امكانات در بايگاني
3- عدم استفاده از سيستم كامپيوتري .
4- نداشتن نور و تهويه كافي
5- اجرا نشدن صحيح سيستم بايگاني ميرل .
6- رعايت نكردن استانداردهاي ايمني ( به هنگام وقوع آتش سوزي و سيل و 000 )
7- عدم رعايت بهداشت در فضاي بايگاني ( مثلا” وجود گردوغبار فراوان بر روي
پرونده ها )
8- نامناسب بودن رفتار متصدي بايگاني
9- خشك بودن فضاي بايگاني
10- عدم جايگزاري صحيح ساب سكشن ها در قفسه ها
11- كوچك بودن فضاي بايگاني
12- بيرون زدگي پرونده ها از قفسه ها و دادن جلوه مد به بايگاني
13- امحا نكردن پرونده ها از سال 60
14- كم كاري پرسنل در بايگاني
15- استفاده نكردن از كارت جايگزين و 000
16- محول كردن بعضي از مسئوليت هاي بايگاني ديگر بخش ها ( نظير پوشه گذاري پرونده ،‌ شماره گذاري بر روي پوشه ، پرونده و 000 )
17- رعايت نكردن اصول مربوط به بايگاني نظير فاصله فايل ها ، تعداد پرونده در هر فايل و 000)
 پيشنهادات :
از مديريت درخواست شود كه نيروي انساني متخصص استخدام كنند و براي جلوگيري از خشك بودن فضاي بايگاني گل و گياه بگذارند و از آهنگ هاي ملايم استفاده كنند . سعي بر امحاي پرونده ها كنند چون پرونده ها به قدري زياد شده كه پرونده هاي امحايي را بسته بندي و در بالاي قفسه ها گذاشته اند سعي در درست كردن ساب سكشن قفسه ها ( در جايگذاري )‌بكنند براي جلوگيري از گرد و غبار فراوان بر روي پرونده ها از قفسه هاي كمدي يا ريلي استفاده كنند . در فضاي بايگاني از كپسول اكسيژن استفاده كنند و در صورت لزوم كليه استانداردهاي بايگاني را رعايت كنند و فضاي مناسب تري را براي بايگاني در نظر بگيرند .
 آمار بيمارستاني : Hospital Statistics
آمار سازماندهي ، خلاصه كردن ، استنباط و نتيجه گيري در مورد مجموعه اي از داده هاست آمار بيمارستاني منعكس كننده كليه فعاليت هاي مراكز درماني مي باشد كه اگر به گونه اي صحيح ارائه شود و توسط كارشناسان فن مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد .
منشاء بسيار مهمي براي ارزيابي وضعيت بيمارستان و وسيله نظارتي مفيدي در دست مديران مي باشد .
 كاربرد آمار بيمارستاني :
1- بهره برداري از تسهيلات بيمارستاني براي مراقبت كامل از بيمار
2- برنامه ريزي و سازماندهي و هماهنگي خدمات بيمارستاني در محدودة جغرافيايي معين .
3- بهره برداري و استفاده اقتصادي از تسهيلات بيمارستاني در برنامه هاي بهداشتي در سطح منطقه اي و ملي
4- ارزيابي وضعيت ابيومويولوژيكي در جمعيت تحت پوشش .
گزارشات آماري به صورت جداول ، نمودار و تجزيه و تحليل آنها به منظور استفاده مديران و برنامه ريزان تهيه مي گردد آمار به 5 دسته تقسيم مي شود :
1- آمار روزانه : كه توسط منشي بخش گرفته مي شود .
2- آمار ماهانه : كه توسط مسئول آمار از روي آمار روزانه تهيه مي شود .
3- آمارسالانه : توسط مسئول آمار از روي آمار ماهانه به صورت جدول و نمودار تهيه
مي شود و در اختيار مسئولان قرار مي دهد تا كارايي كارمندان را بررسي كند .
4- آمار مقطعي : در مقطع خاصي از زمان تهيه مي شود .
5- آمار فصلي : توسط واحدهاي پاراكلينيك تهيه مي شود .
 انواع آمار :‌
1- آمار بودجه اي و اقتصادي : در اين آمار كالاهايي كه وارد مي شود ، مصرف مي شود استهلاكاتي كه دارد توسط حسابداري حساب مي شود .
2- آمار طبي و حياتي بيمارستاني :‌ توسط واحد مدارك پزشكي تهيه مي شود كه خود دو نوع دارد :‌
الف ) آمار مربوط به بيمار : تخت ، روز اشغالي ، ميانگين مدت اقامت ، مرگ و مير
ب ) آمار بيمارستاني : تعداد پرسنل ، تخت
 آمار كلينيكي ، پاراكلينيكي و درماني :
الف ) آمار كلينيكي : با ورود بيمار و با تشخيص غير حتمي تهيه مي شود .
ب ) آمار پاراكلينيكي : توسط پاراكلينيكي و با تشخيص قطعي تهيه مي شود
ج ) آمار درماني : در طي كليه كارهايي كه در طي درمان بيمار انجام مي شود .
 چند اصلاح آماري :
تخت ثابت :‌ قسمتي كه توسط وزارتخانه ها در اختيار بيمارستان قرار داده شده كه بنا به تخت ثابت بيمارستان خدمات و كار درماني مي دهند
تخت فعال : قسمتي كه آماده براي ارائه خدمات به بيماران است .
تخت جانبي : تخت هايي كه به صورت بستري نمي باشد و بيمار به طور سرپايي در آنها قرار مي گيرد مثل آزمايشگاه .
تخت موقت : كه در هنگام وقوع زلزله ، جنگ ، سيل و 000 به بيمارستان اضافه مي شود متوسط روز بستري كه به طور ايده آل سه روز است .

 واحد آمار در بيمارستان :
در اين واحد مانند هر واحد آماري ديگر فرمها تكميل مي شود كه بعضي از اين فرمها به شرح زير است :‌
1- فرم فعاليت بيمارستان : در بالاي اين فرم تعداد تخت مصوب بيمارستان نوشته مي شود و تعداد بخشي كه در اين بيمارستان موجود مي باشد ( در بيمارستان امداد 10 بخش است ) در پاين اين فرم نوشته مي شود و عملكرد آنها و آمار كاركنان مربوطه به هر بخش پر مي شود . اين فرم توسط مسئول واحد آمار تكميل مي شود و در پشت اين برگ آمار كاركنان شاغل در بيمارستان ، تعداد تخت ها ،‌ اعمال جراحي ، درآمد و هزينه ( توسط حسابداري تكميل مي شود ) و نوع بيمه پر مي شود .
2- فرم كد 2-1-2 و 4 : در اين فرم انواع تخصص ها و انواع خدمات از قبيل الكتروكارديوگرافي ، CTS و 000 وجود دارد كه توسط مسئول واحد آمار پر مي شود و در ضمن اين فرم به صورت ماهانه تكميل مي شود .
3- فرم آمار روزانه : اين فرم از ساعت 7 صبح روز قبل تا ساعت 7 صبح روز بعد پر
مي شود و كليه اطلاعات مربوط به 24 ساعت قبل از بيماران بستري شده ، ترخيص شده ، فوت شده ، بيماران با اقامت كمتر از 24 ساعت در آن ثبت مي شود . اين فرم به صورت پشت و رو مي باشد كه در صورت لزوم از پشت آن استفاده مي كنند اين فرم توسط منشي بخش پر مي شود و توسط سرپرستار تكميل مي شود كه قسمت بالاي فرم استاندارد است اما قسمت پايين فرم را خود بيمارستان طراحي نموده است .

 فرم آمار روزانه درمانگاه اورژانس :
اين فرم همانطور كه از اسمش پيداست به صورت روزانه پر مي شود . در اين فرم انواع علل مراجعه به همراه جنسيت در سه شيفت صبح و عصر ، شب تكميل مي شود اين فرم توسط منشي درمانگاه پر و توسط مسئول درمانگاه تأييد مي شود .

 فرم فعاليت درمانگاه اورژانس :
اين فرم براي يك ماه در نظر گرفته شده است كه در اين فرم انواع علل مراجعه مي باشد و به صورت ماهانه پر مي شود .
 فرم ثبت بيماري ها براساس نمونه يك روز در ماه :
در اين فرم نام بيماري ، سن ، جنس ، نوع مراجعه و نوع تشخيص فعلي موجود مي باشد كه اين اطلاعات توسط مسئول آمار تكميلي و توسط مسئول درمانگاه تأييد مي شود .
 فرم استخراجي ثبت بيماري هاي نمونه اي در درمانگاه ها
و كلينيك هاي دولتي :
در اين فرم انواع بيماري ها كه تقريبا” مطابق با طبقه بندي ICP مي باشد ثبت شده است كه بيشتر از قسمت انتهايي آن استفاده مي شد كه در پايان اين فرم تاريخ تكميل ، و تكميل كننده آن ( كه مسئول آمار است ) نوشته مي شود .

 فرم ثبت مصدومين حوادث در منزل :
اين فرم توسط مراكز بهداشتي ، درماني روستايي و شهري طراحي شده است كه در اين بيمارستان تكميل نمي شود .
 فرم آمار تصادف وسائط نقليه موتوري بيمارستان سوانح :
كه در اين فرم انواع وسائط نقليه نوشته شده است كه توسط منشي درمانگاه تكميل و توسط مسئول درمانگاه تأييد مي شود .
 آمار ماهيانه درماني باليني در بخش :
اين فرم شامل روزهاي ماه ، تعداد تخت فعال ، تعداد بيمار بستري ، تعداد بيمار بستري شده مي باشد كه تقريبا” همان فيلدهاي آمار روزانه را وارد كه توسط مسئول آمار اين فرم به صورت ماهانه پر مي شود .
 فرم فعاليت واحد پانسمان :
اين فرم در واحد اورژانس و به صورت روزانه و شيفتي تكميل مي گردد .
 فرم گزارش مرگ و مير بيمارستان :
اين فرم شامل فيلدهاي متوفي ، ايام هفته ، شيفت كاري ،‌ تاريخ ، نام بخش ، نام بيماري ، علت فوت يا ذكر جراحات و نام پزشك مي باشد كه توسط مسئول آمار پر مي شود و توسط رئيس بيمارستان تأييد مي شود . فرم فوت از روي برگ جواز دفن پر مي شود .


 فرم فعاليت واحد الكتروكارديوگرافي :
واحد آزمايشگاه ، واحد داروخانه به صورت روزانه و شيفتي پر مي شوند كه در پايين اين فرم آزمايشگاه ، نام مسئول آزمايشگاه ، مسئول آمار و مدارك پزشكي ، مدير بيمارستان و رئيس بيمارستان بايد پر شود .
 فرم فعاليت واحد درمانگاه :
در اين فرم ثبت بيماري ها براساس نمونه يك روز در ماه است كه شامل فيلدهاي نام بيماري ، سن ، جنس ، نوع مراجعه تكراري با تشخيص قبلي و نوع تشخيص فعلي كه ممكن است كلينيكي و پاراكلينيكي باشد توسط منشي درمانگاه پر مي شود .
در واحد آمار بيمارستان سوانج علاوه بر پر كردن فرم هاي مذكور و بعضي فرم هاي ديگر مكسيري كارهاي ديگر نيز انجام مي دهند . مثلا” فرم هاي ماهيانه را به مركز آمار دانشگاه علوم پزشكي مي فرستند تا آنها برنامه ريزي ها و آموزش هاي لازم براي مردم را در نظر بگيرند .
يكي از كارهايي كه در واحد آمار انجام داديم محاسبه متوسط بستري روزانه ، متوسط تخت فعال ، تخت روز اشغالي ، درصد اشغال تخت ، متوسط اقامت بيمار ، ميزان فعاليت تخت ، وقفه تخت ، DC قبل از 24 ساعت DC بعد از 24 ساعت و فوت در هزار براي بخش هاي مختلف بود كه به شرح زير است :






تعداد تخت فعال تعداد بيمار بستري
---------------- = متوسط تخت فعال --------------- = متوسط بستري روزانه
تعدادروزه هاي دوره تعداد روزهاي دوره


تخت روز اشغالي تعداد بيمار بستري = تخت روز اشغالي
100*---------------- = درصد اشغال تخت
تخت روز كل


مجموع (ترخيص شده + فوت شده ) تخت روز اشغالي
------------------------- = متوسط تخت فعال -------------------- = متوسط بستري روزانه
متوسط تخت فعال مجموع ( ترخيص شده + فوت شده )‌

مجموع تعداد فوت شده دريك دوره معين تخت روزاشغالي – تخت روزكل
1000*------------------------- = فوت در هزار -------------------------- = وقفه تخت
مجموع ( ترخيص شده + فوت شده ) مجموع ( ترخيص شده + فوت شده )‌
در همان دوره